Velika ušteda vremena kroz male promjene u svakodnevici

Svi imamo 24 sata dnevno, odnosno 168 sati tjedno. Neki u tom vremenu stignu puno, a neki skoro ništa. Nekima je važnije da budu brži i bolji u poslu koji rade, a nekima da imaju više slobodnog vremena. Bez obzira na to o čemu se radi, svi želimo najbolje što možemo iskoristiti svoje vrijeme.

Za početak, to bi značilo ne trošiti vrijeme na gluposti, a što radimo redovito. Iako u terminima produktivnosti postoji more metoda, tehnika i raznih “caka” koje nam štede vrijeme, sljedećih 5 radnji je korisno svima, bez obzira na životni stil i tempo. Bez sumnje rezultira većim brojem slobodnih sati u tjednu, a to podrazumijeva veću opuštenost i općenito, ugodnije iskustvo svakodnevice.

1. Planiranje

Ona stara “Pametan piše, glup pamti” zbilja ne može biti bliža istini. Bilo da se radi o korištenju planera, aplikacije na mobitelu, “to-do” liste na papiriću ili Excel tablici, planiranje štedi vrijeme. I ne samo na poslu, nego i u privatnom životu. Čak i za neke najobičnije svakodnevne radnje koje ponekad zaboravljamo ili nepotrebno nosimo u glavi. Upisati na početku tjedna što ćemo kada obaviti ne zahtijeva puno vremena, a sloboda u glavi što o takvim stvarima više ne moramo razmišljati do onoga trenutka kada ih stvarno moramo obaviti, jako puno znači. Metoda za planiranje ima puno, ali kratkim eksperimentiranjem svatko može pronaći ono što mu odgovara i stvoriti svoju rutinu planiranja.

“Every minute you spend in planning saves 10 minutes in execution.”- Brian Tracy

2. “Batching”

Ide ruku pod ruku uz planiranje. “Batching”, odnosno grupiranje, je jedna od strategija upravljanja vremenom koja podrazumijeva svrstavanje zadataka iste vrste u isto vrijeme. Primjerice, kad sjednem za kompjuter obavit ću na njemu sve što za taj dan trebam obaviti. Ili ujutro ću obaviti sav kreativan dio posla, a popodne tehnikalije. Jer svaka radnja zahtijeva neku vrstu pripreme (paljenje laptopa, otvaranje dokumenata itd.) i još važnije, svaka radnja zahtijeva određeno vrijeme da se na nju koncentriramo. Ako 5 puta dnevno ponavljamo tu istu radnju, onda ćemo 5 puta dnevno gubiti vrijeme na pripremu i koncentraciju. Zato je dobro grupirati obaveze na dnevnoj bazi, ali i na tjednoj/mjesečnoj/godišnjoj ako imamo puno obaveza i želimo značajno povećati produktivnost.

“Embrace the productivity boost you are going to get from batching.”- Chris Ducker

3. Mobitel na “airplane mode”

Jedan od glavnih razloga rasipavanja koncentracije i gubljenja vremena je mobitel. Biti dostupan od 0-24 i reagirati na svaki zvuk mobitela jako je naporno i oduzima nam nevjerojatno puno energije. Svaki put kad pogledamo u mobitel gubimo vrijeme koje nam je potrebno da se ponovno vratimo u “flow” onoga što radimo. Zato bi periodi u danu kada nismo dostupni trebali biti obavezni. Kako za poduzetnike i poslovnjake, tako i za one koji su većinu dana slobodni. Jer iako smo sebe uvjerili da moramo stalno biti dostupni za one “ne daj Bože” situacije, ne moramo. U velikoj većini slučajeva sve može pričekati barem sat vremena, a najčešće i više. Dostupnost u svakom trenutku samo nam daje neki lažni osjećaj važnosti i zauzetosti. Iznenađujuće je zapravo kako sve normalno funkcionira i bez našeg “lebdenja” nad mobitelom. Uključiti “airplane mode” ili barem stišati i okrenuti mobitel za vrijeme određenih radnji štedi puno vremena, a istovremeno nam daje osjećaj kontrole, mira i prisutnost u trenutku. Jer dok god je mobitel na “izvolte”, nema pravog odmora niti potpunog fokusa na ono što radimo.

“Distractions are plentiful. And time is short.”- Adam Hochschild

4. Nauči reći “ne”

Kao i biti nedostupan određene periode u danu, tako trebamo znati reći “ne” ljudima i aktivnostima koje nas taj dan ometaju. Navikli smo često biti previše pristojni i zbog drugih ljudi pristajati na nešto što nam se ne da, a što nije hitno i potrebno baš u tom trenutku. Nismo sebični ako odbijemo nekoga zbog toga što želimo nešto dovršiti. U redu je reći “ne” i predložiti alternativu. Zvuči jednostavno, ali tako puno ljudi se bori sa sobom misleći da nisu dovoljno “dobri” ako nisu uvijek na raspolaganju. Ako drugi od nas traže da mijenjamo svoj ritam zbog njih i nisu u stanju malo pričekati, tko je onda sebičan? Većina ljudi neće zamjeriti ako im se kaže “ne”. A oni koji hoće ne cijene naše vrijeme, vjerojatno niti svoje. Zato trebamo znati odbiti ono što radimo samo zato da bismo ispali dobre i pristojne osobe, jer ne znači da to nismo. Dapače. Iskrenost također ulazi u opis “dobre osobe”.

“It’s only by saying “no” that you can concentrate on the things that are really important.”- Steve Jobs

5. Izbaci nepotrebne misli

Jako puno vremena bacamo razmišljajući o glupostima. Stvarima na koje ne možemo utjecati. Ljudima koji su nas iznervirali. Događajima koji su prošli i koje ne možemo promijeniti. Predviđanjima loših situacija koje se vjerojatno neće dogoditi. Sve to krade vrijeme koje možemo koristiti pametnije. Ponekad je jako teško pustiti te misli da odu, ali puno pomaže kada to gledamo u vidu uštede vremena. Naročito ako se radi o nekome tko nam je taj dan “dignuo tlak”. Lakše je reći si da nećemo trošiti svoje vrijeme na tu osobu i da ćemo radije to vrijeme iskoristiti za nešto bolje. Isto tako ako se radi o brizi ili strahu od nekog budućeg događaja. Tračanju ili žalopojkama. Osvijestiti takve misli i zaustaviti ih na vrijeme, znajući da nas samo vuku natrag, veliki je korak prema kvalitetnijem iskorištavanju vremena.

“If you love life, don’t waste time, for time is what life is made up of.”- Bruce Lee

Zvjezdana Tintor/Samopozitivno.com