5 savjeta boljeg upravljanja vremenom za neorganizirane ljude

Veliki dio uspješnosti u upravljanju vremenom je organizacija.  No, što ako ste vi neorganizirana osoba? To nije nešto čega se treba sramiti jer naposljetku možda nikada niste naučili odgovarajuće organizacijske vještine ili se možda borite s nečim što je izvan vaše kontrole, poput ADHD-a.

Iako ste možda jedan od onih koji se snalaze u kaosu i dalje je važno znati upravljati svojim vremenom – bilo da ste prirodno organizirana osoba ili ne. Kada ne upravljate dobro vremenom rokovi vas guše, projekti ostaju nedovršeni, a važni zadaci zaboravljeni što na vas utječe stresno, a tvrtku dovodi u opasnost.

Stoga, dobra vijest je da prateći ovih 5 navedenih savjeta možete bolje upravljati svojim vremenom bez obzira na to koliko ste neorganizirani.

1. Procijenite kako provodite svoje vrijeme

Ponekad vam se čini da nemate dovoljno sati u danu kako biste izvršili sve svoje obveze, odradili posao u zadanom roku ili pak samo uživali u stvarima koje vas opuštaju?
Razlog zašto niste uspješni u upravljanju vašim vremenom može biti vas način života. Primjerice, ako radite 12 sati na dan trebate utvrditi zašto. Ako preuzimate previše zadataka trebali bi početi dio prosljeđivati drugima. Možda radite 12 sati dnevno zbog toga što ste svakih pet minuta na mobitelu, zato probajte isključiti vaše mobilne uređaje dok radite i na taj ćete način odraditi više u kraćem vremenu. Prvi korak u upravljanju vremenom je procjena kako provodite vaše vrijeme svakodnevno.  Možete koristiti aplikacije za praćenje vremena ili papir i olovku kako biste zabilježili što ste radili, kada i koliko dugo.

2. Pametno organizirati svoje vrijeme

Upravljanje vremenom je uistinu teško, zato ukoliko želite to uspješno obavljati možete koristiti planer.  Imati kalendar kako biste rasporedili vrijeme što učinkovitije, kao i podsjetili se na neke važne događaje ili zadatke od velike je važnosti. U svoje planere zapisujte listu svakodnevnih aktivnosti koje je potrebno zabilježiti poput sastanaka, rokova projekata, društvenih događaja i slično. Nemojte planirati aktivnost za svaki sat u danu jer to može biti frustrirajuće. Potrebno je imati i malo vremena za odmor kao i za neočekivane situacije.

3. Planirajte, prioritizirajte i dovršite zadatke

Mnogo ljudi ne uspijeva pravilno upravljati vremenom upravo zato jer nisu planirali, postavljali prioritete i dovršavali zadatke. Rješenje ovog problema leži stvaranju rutine. Za početak, to može biti kreiranje tjednog rasporeda s najvažnijim zadacima. Za njih postavite odgovarajuće vremenske okvire i budite konzistentni te se držite jednakih okvira kroz cijeli tjedan. Primjerice, ako provjeravate vaše e-mailove u 8 sati ujutro i narednih dana to činite u isto vrijeme.
Sve kompleksnije zadatke podijelite u manje, lakše upravljive dijelove za koje možete postaviti realnije vremenske okvire.

4. Izbacite loše navike

Jedan od potencijalnih razloga vaše neorganiziranosti nerijetko su i loše navike koje ste razvili tokom vremena, a koje vas sprječavaju u dobroj organizaciji. Kako biste naučili bolje upravljati svojim vremenom potrebno se riješiti tih istih navika, poput preuzimanja više posla nego što možete izvršiti. U takvim situacijama naučite reći ne.

Nemojte se oslanjati na vaše pamćenje jer koliko god ono dobro bilo može vas iznevjeriti. Sa sobom uvijek nosite bilježnicu kako bi mogli zapisati sve, od vaših misli i ideja do raznih svakodnevnih bilješki.

Multitasking je, iznenađujuće, također jedna od loših navika. Radeći više stvari od jednom nije učinkovito, jer teže dovršavamo zadatke pred nama, konstantnim prebacivanjem misli s jednog zadatka na drugi. Stoga se potrebno fokusirati na dovršavanje jednog po jednog zadatka.

5. Naučite kako upravljati distrakcijama

Ponekad će biti trenutaka kada će na vaše vrijeme utjecati brojni vanjski faktori, poput neočekivanih gostiju ili sastanka. Prema tome postoji nekoliko načina kako upravljati tim vanjskim utjecajima. Jedan od njih je postavljanje točnog vremena kada odgovarati na telefonske pozive ili mailove, te kada ste na poslu isključiti sve notifikacije koje nas mogu ometati. Drugi način je pak utvrditi vrijeme kada ste slobodni za interakciju, a u trenutcima zauzetosti postaviti vidljive znakove i time upozoriti ostale na nedostupnost.

Biti neorganiziran ne mora nužno biti loše. Fokusiranje na pronalaženje adekvatne tehnike kojom ćete upravljati svojim vremenom je poželjno, to što je jedna osoba imala uspjeha koristeći jednu metodu ne znači da će ista odgovarati i vama. Zato se ne treba bojati i isprobavati različite načine i ideje sve dok ne pronađete onu koja vam pomaže da svoje vrijeme iskoristite najbolje moguće.

Izvor: Poslovnipuls.com